Como ser mais produtivo: 10 dicas de como ter um dia mais eficiente

Como ser mais produtivo? Essa pergunta faz parte do dia a dia de boa parte dos profissionais que precisam produzir mais, com qualidade e no menor espaço de tempo.

Mesmo trabalhando seis, oito ou até doze horas por dia parece que produzimos menos do que planejamos ou precisamos. Porém, em muitos casos, a produtividade não tem a ver somente com o tempo, mas com foco e estratégia comportamental no ciclo de trabalho.

Segundo os especialistas em organização e recursos humanos, o grande desafio está na disposição do ambiente de trabalho e na interpretação que o indivíduo possui em relação ao tempo.

Devemos ressaltar que o tempo é algo concreto e mensurável, no decorrer do século XX tornou-se popular a expressão “tempo é dinheiro” e nos dias atuais o tempo pode significar muitas coisas para a vida profissional e pessoal.

Para os profissionais que trabalham em casa, considerando o aumento da home office em tempos de pandemia, é necessária mais atenção com a organização do espaço de trabalho e, sobretudo, não misturar o tempo do trabalho com os afazeres domésticos.

Além das atividades corporativas tradicionais, os profissionais que atuam no mercado digital e como conteudistas poderão sofrer ainda mais se precisam realizar mais de dez tarefas por dia ou se dependem demais da velocidade da conexão da internet e de seus equipamentos de uso digital.

Como ser mais inteligente, clique aqui para saber mais sobre o tema

Como ser mais produtivo?

É impossível aproveitar as 24 horas do dia somente para o trabalho, o ser humano também precisa descansar, cuidar da família, estudar e reciclar a mente para retornar ao trabalho no dia seguinte.

Porém, saber administrar o tempo dedicado ao trabalho e elevar o foco mental nas tarefas pode ajudar bastante a elevar o nível de produtividade.

A seguir apresentamos dez dicas preciosas que podem ajudar você a ser mais produtivo no seu dia de trabalho.

10 Dicas de como ser mais produtivo no trabalho

Segundo os especialistas, a meta das metas dos profissionais não deveria apenas realizar as tarefas previstas em uma lista, o ideal seria realizar o mínimo de tarefas por dias para aumentar o impacto de qualidade no projeto ou sobre as metas estabelecidas.

Ser eficiente ou produtivo não significa que a pessoa efetuou mais atividades e completou a sua lista de tarefas, e sim o nível de qualidade e de desenvoltura que cada atividade gerou. Anote as dicas a seguir.

1 – Organize seu ambiente de trabalho

Desde o início deste artigo, estamos citando a organização do ambiente de trabalho como uma das principais variáveis para garantir um ciclo mais produtivo.

Para quem trabalha há muitos anos na mesma empresa ou sala e, recentemente, começou a trabalhar mais em casa em regime de home office, pode ocorrer o surgimento de novos hábitos como deixar a mesa bagunçada, manter arquivos fora de ordem e misturar objetos pessoais com objetos profissionais.

Para quem trabalha em casa, é natural trabalhar de maneira mais confortável e até mesmo despojada sem a necessidade de correr para o ponto de ônibus, porém ao trabalhar em casa o profissional precisa escolher um local fixo para efetuar o seu trabalho.

Na home office, o profissional pode arrumar um quarto como escritório, ou adaptar um cantinho da sala ou varanda para instalar os seus equipamentos e arquivos de trabalho.

É importante que todos os itens necessários estejam acessíveis como uma mesa de trabalho, telefone, computador, smartphone e entre outras ferramentas.

2 – Crie uma agenda de tarefas a realizar no dia

Mesmo que os horários sejam mais flexíveis dentro do ambiente da empresa ou na home office, é fundamental que o profissional estabeleça um horário fixo para começar as suas atividades no dia a dia.

Em certos casos, seja utilizando agenda impressa ou digital, planeje as tarefas que precisará executar em cada dia ou horário.

3 – Comece pelas tarefas mais longas e difíceis

Grande parte das pessoas somente inicia o planejamento de seu dia de trabalho ao chegar no escritório ou quando liga o computador, isso gera grande perda de tempo.

Um dia antes do trabalho, antes mesmo de dormir, reserve cinco minutos para definir as principais tarefas que precisará realizar no dia seguinte.

4 – Não adie tarefas

Mesmo que todas as tarefas sejam importantes, existirá algumas que não podem ser deixadas para depois, por se tratarem de tarefas de caráter de urgência e inadiáveis.

É fundamental que o profissional tenha metas claras e saiba distinguir o que é realmente prioridade da atividade que pode ser adiada para o dia seguinte.

Em certos casos, os profissionais não sabem criar hierarquia de necessidade para suas tarefas. Enquanto que no ambiente corporativo são os gestores que estabelecem os prazos, na home office o ritmo adotado depende do próprio profissional.

Lembramos ser importante que cada meta ajude o profissional a evoluir evitando a estagnação do projeto.

5 – Evite a Procrastinação

É muito importante não ficar adiando demais as tarefas. O ato de procrastinar envolve com o adiamento constante de atividades que deveriam ser iniciadas logo.

Sabemos que as pessoas são diferentes e, normalmente, cada pessoa pode ter um período do dia no qual se sente mais produtivo. Alguns profissionais conseguem se concentrar logo de manhã cedo, enquanto que outros produzem mais à tarde ou à noite.

6 – Desligue o celular

É muito comum o profissional iniciar determinado projeto e, logo em seguida, atender a ligação de um amigo ou ler as mensagens de WhatsApp de outras pessoas, atrasando o desenvolvimento de suas tarefas.

Esse cenário passou a ser chamado de multitasking e passou a ser analisado a partir dos anos 1960, para indicar que para o profissional aprender a como ser mais produtivo deveria desempenhar mais de uma tarefa por vez.

Atualmente, mesmo tendo a habilidade de fazer várias tarefas ao mesmo tempo, para elevar a qualidade o indicado é se concentrar 100% em uma tarefa por vez.

Sendo assim, fazer mais de uma tarefa ao mesmo tempo pode comprometer o rendimento do profissional e prejudicar o seu desempenho final. Mesmo podendo armazenar várias informações, o cérebro somente consegue processar uma informação por vez.

7 – Esqueça as redes sociais

Muitas pessoas fazem pausas no trabalho, o que é bastante sadio. Mas, o grande erro é usar o tempo da pausa para acessar as redes sociais, elas desviam o foco ao veicular fotos de amigos e terceiros, além de anúncios de produtos e aplicativos que podem desviar a atenção.

No geral, atividades paralelas que desviam para as redes sociais, televisão, smartphone, conversas paralelas e animais de estimação são algumas das situações que mais desviam o foco no trabalho.

Se determinada atividade exige dedicação integral de tempo, é importante oferecer 100% do tempo para render mais.

8 – Faça intervalos a cada 30 minutos

Pode parecer uma contradição, mas realizar o descanso é importante para manter os níveis de produtividade. Sendo assim, a cada atividade realizada, o profissional pode selecionar alguns minutos para descansar ou fazer outra tarefa que gera prazer e desconecta do trabalho.

Sabemos que o tempo livre é uma grande oportunidade para reciclar a mente e identificar novas referências externas que poderão ajudar a melhorar a performance nas novas atividades posteriores.

9 – Pratique o Método Pomodoro

Essa técnica foi desenvolvida em 1988, criada pelo italiano Francesco Cirillo, trata-se do método de gestão de tempo que pode ser aplicado para diversas tarefas.

Surgiu a partir do livro “The Pomodoro Technique”, e visa orientar a utilização do tempo em cada tarefa. A palavra pomodoro significa “tomate” em italiano e cada fruta pode ser dividida em quatro, o equivale a trinta minutos.

O sujeito pode realizar uma atividade por 25 minutos e descansar por 5 minutos para elevar a produtividade.

10 – Use ferramentas para melhorar sua produtividade

Ao aprender a como ser mais produtivo, sabemos que se manter organizado e com foco durante todo o dia pode ser desafiante. Porém, as ferramentas online podem ajudar bastante.

Se o indivíduo utiliza o GMAIL, ele pode utilizar a ferramenta Google Calendar para listar as tarefas da semana, a cada compromisso que se aproxima o usuário recebe notificações por e-mail.

Outras ferramentas do Google, o Evernote e o Google Keep também são bastante utilizados para organizar listas. Mesmo para as pessoas que não são fãs de aplicativos ou ferramentas online, é possível fazer anotações no bloco de notas e manter a lista de atividades sempre atualizadas.

Conclusão

Neste artigo, apresentamos dicas preciosas para você conseguir ser mais produtivo e alcançar resultados mais relevantes em seus trabalhos.

Muitas vezes, o foco do trabalho não está somente na quantidade, mas na qualidade de cada tarefa executada, considerando o conhecimento e a experiência do profissional.

É indicado ordenar as tarefas por prioridades, sabendo posicionar as atividades mais difíceis sempre acima das menos urgentes ou menos difíceis. Dessa forma, conforme o dia vai passando, à medida que as atividades mais pesadas são superadas, o dia termina com as atividades mais leves.

Sabemos que todos nós temos um período do dia no qual somos mais produtivos, algumas pessoas produzem mais no período da manhã, outras preferem produzir mais a tarde. E existem indivíduos que são mais produtivos de madrugada.

Principalmente, para as pessoas que trabalham em casa, é fundamental identificar os períodos mais produtivos e programar as tarefas a partir do horário ou faixa do dia ou noite no qual se sente mais produtivo.

Caso possua tarefas que exigem mais concentração, é fundamental manter o foco e realizar cada uma por vez sem querer ser um multitarefa perdido no tempo ou no espaço.

Ao aprender como ser mais produtivo, é importante não tentar ser multitarefa, mesmo concluindo mais rápido o resultado poderá ficar com baixa qualidade e apresentar falhas.

Ao realizar uma tarefa de cada vez, o foco será maior e elevará a qualidade dos resultados, podendo reduzir o tempo necessário de forma qualitativa.

As tarefas que não apresentam alto nível de urgência podem ser colocadas no meio ou no final da lista de tarefas, porém é importante revisar a lista de tarefas para confirmar a necessidade de cada uma e, em muitos casos, saber remover as atividades que não são mais necessárias.

É importante nunca desperdiçar o seu realizando algo que de fato não é importante, sendo indicado sempre avaliar constantemente as tarefas que está realizando.

Em outros casos, o profissional poderá identificar um grande conjunto de atividades que podem tomar o tempo e, ao mesmo tempo, não gerar resultado algum.

Portanto, organize melhor o ambiente de trabalho, organize e revise as listas de tarefas e saiba selecionar as melhores ferramentas digitais para organizar listas e informações ligadas ao dia de trabalho.

É muito importante ser o mais produtivo possível, mas sempre com organização e estratégia. Sempre mantendo o foco no trabalho.